Planujesz kosztowne szkolenie, ale nie wiesz, jak napisać wniosek o dofinansowanie szkolenia przez pracodawcę, żeby go nie odrzucił? Chcesz pokazać, że kurs pomoże nie tylko Tobie, lecz także całej firmie? Z tego tekstu dowiesz się, jak przygotować się do rozmowy z szefem i jak krok po kroku stworzyć przekonujące pismo.
Czym jest wniosek o dofinansowanie szkolenia?
Wniosek o dofinansowanie szkolenia to formalne pismo, w którym prosisz pracodawcę o pokrycie całości lub części kosztów kursu, warsztatu albo studiów. Taki dokument różni się od luźnego maila do szefa, bo ma określoną strukturę i jasno pokazuje korzyści dla firmy. W wielu miejscach pracy pełni podobną funkcję jak list z prośbą o szkolenie, ale jest bardziej rozbudowany.
Najczęściej składają go osoby zatrudnione na umowie o pracę, chociaż regulaminy wewnętrzne dopuszczają też inne formy współpracy. Wniosek może dotyczyć jednorazowego kursu, cyklu szkoleń, a nawet dofinansowania studiów podyplomowych. Coraz popularniejszy jest też indywidualny budżet szkoleniowy, czyli pula środków przyznawana pracownikowi na rozwój w określonym okresie.
Jak przygotować się przed napisaniem wniosku?
Dlaczego pracodawca miałby zapłacić za Twoje szkolenie? Odpowiedź na to pytanie musisz znać zanim usiądziesz do pisania. Najpierw sprawdź, czy w firmie istnieje regulamin szkoleń lub zapis o dofinansowaniu studiów podyplomowych i kursów. Tam często znajdziesz zasady przyznawania wsparcia, wymagania co do formy wniosku oraz informacje o ewentualnej umowie lojalnościowej.
Drugim krokiem jest rozsądny wybór samego szkolenia. Kurs powinien być ściśle powiązany z Twoim stanowiskiem albo funkcją, do której realnie zmierzasz. Dobrze, jeśli już na starcie umiesz pokazać, że nie jest to przypadkowa konferencja, ale program dopasowany do potrzeb zespołu i celów działu.
Przed pisaniem wniosku zbierz zestaw konkretnych danych o wybranym szkoleniu, które potem umieścisz w dokumencie:
- dokładną nazwę kursu i dane organizatora,
- terminy zajęć oraz miejsce realizacji (lub informację o formule online),
- pełną cenę szkolenia z wyszczególnieniem ewentualnych materiałów,
- krótki opis programu i umiejętności, które można zdobyć.
Warto też zastanowić się nad własną sytuacją finansową i czasową. Jeśli bez dofinansowania nie możesz wziąć udziału w kursie, możesz o tym napisać, ale dopiero po przedstawieniu korzyści dla firmy. Wtedy prośba nie brzmi jak narzekanie, tylko jak przemyślana inwestycja w rozwój.
Jak napisać wniosek o dofinansowanie szkolenia przez pracodawcę?
Struktura ma duże znaczenie, bo ułatwia przełożonemu szybkie przejrzenie dokumentu. Dobrze przygotowany tekst od razu pokazuje, że poważnie traktujesz zarówno szkolenie, jak i czas osoby decyzyjnej. Właśnie tu przydaje się wiedza jak napisać wniosek o dofinansowanie szkolenia przez pracodawcę w sposób formalny, ale jednocześnie zrozumiały.
Typowy wniosek może wyglądać jak uporządkowany dokument urzędowy. W praktyce powinien zawierać następujące elementy ułożone w logicznej kolejności:
- dane pracownika: imię, nazwisko, stanowisko, dział, kontakt,
- dane pracodawcy lub działu, do którego kierujesz pismo,
- tytuł typu „Wniosek o dofinansowanie szkolenia”,
- krótkie wskazanie, o jakie szkolenie prosisz i w jakim zakresie finansowania,
- szczegółowe informacje o kursie, organizatorze, terminie i miejscu,
- opis kosztów i tego, czy wnioskujesz o pełne finansowanie, czy częściowe,
- rozbudowane uzasadnienie wniosku, skoncentrowane na korzyściach dla firmy,
- ewentualne zobowiązanie do wykorzystania zdobytej wiedzy w pracy,
- datę, miejscowość oraz własnoręczny podpis.
Taki wniosek możesz złożyć w formie wydrukowanego dokumentu przekazanego do kadr albo jako załącznik do maila. Wysyłając go elektronicznie, zadbaj o krótki, grzeczny tekst wiadomości i zaproponuj możliwość rozmowy, jeśli pojawią się pytania.
Jak uzasadnić wniosek, żeby przekonać pracodawcę?
Uzasadnienie to najważniejsza część pisma, bo pokazuje zwrot z inwestycji. Czy Twój wniosek rzeczywiście pokazuje zysk dla firmy, czy tylko Twoje osobiste ambicje? Dobry tekst koncentruje się przede wszystkim na efektach biznesowych i dopiero później na korzyściach dla Ciebie.
Najprościej jest oprzeć uzasadnienie na kilku wątkach. Warto odnieść się do konkretnych zadań, za które już teraz odpowiadasz, oraz do celów działu. Możesz też wpleść krótką informację o sytuacji finansowej, pod warunkiem że nie jest to główny argument. Krótka wzmianka działa lepiej niż długa opowieść.
W uzasadnieniu możesz wykorzystać następujące typy argumentów, rozwijając je własnymi przykładami:
- rozwój konkretnych umiejętności potrzebnych na Twoim stanowisku,
- poprawa jakości obsługi klientów lub współpracy między działami,
- zwiększenie wydajności pracy dzięki lepszemu planowaniu i narzędziom,
- przygotowanie do przejęcia nowych obowiązków albo roli lidera,
- dzielenie się wiedzą w zespole po zakończonym szkoleniu.
Dobrym pomysłem jest także pokazanie lojalności wobec firmy. Możesz napisać, że planujesz dłużej z nią współpracować i widzisz swoje miejsce w konkretnych projektach. Taki sygnał bywa bardzo ważny przy decyzji o dofinansowaniu studiów podyplomowych czy przyznaniu indywidualnego budżetu szkoleniowego.
Czego unikać we wniosku o dofinansowanie?
Wiele podań przepada nie dlatego, że firma nie ma środków, ale ponieważ wniosek wygląda na napisany w pośpiechu. Ogólne stwierdzenia o „rozwoju osobistym” bez powiązania z obowiązkami zawodowymi nie przekonują żadnego menedżera. Słabo działa także ton roszczeniowy albo sugestia, że dofinansowanie się „należy”.
Unikaj też braków formalnych, takich jak pominięcie kosztów, braku dat lub nieczytelnej nazwy szkolenia. Dla osoby analizującej wniosek liczy się porządek. Dlatego lepiej poświęcić chwilę na sprawdzenie dokumentu niż wysyłać niekompletne pismo i później tłumaczyć się mailowo.
Warto dodać, że wniosek to dopiero początek całego procesu. Często po jego złożeniu następuje rozmowa z przełożonym, podczas której możesz szerzej omówić program szkolenia i plan wykorzystania wiedzy w zespole. Taka rozmowa bywa dobrym momentem, by poruszyć także temat szerszego, stałego budżetu na rozwój.
Artykuł powstał przy współpracy z tlustekoty.pl.
Artykuł sponsorowany
